MEMBUAT JADWAL PELAJARAN DENGAN ASCTIMETABLES

Setiap tahun ajaran baru atau bahkan mungkin semester baru, setiap sekolah selalu sibuk mengatur jadwal pelajaran.  Pengaturan jadwal yang padat, akan memakan waktu yang cukup lama. Selain itu banyak tenaga dan pikiran tercurahkan untuk mengatur jadwal tersebut.

Untuk membantu tugas ini, ada beberapa software pembuat  jadwal yang bisa dicoba. Penulis telah mencoba dan mempelajari secara otodidak program asctimetables. Program ini tersedia dalam bentuk demo (shareware). Meskipun demikian, fasilitas yang disediakan dalam demo ini cukup lengkap, sehingga penulis menganggap bisa membatu dalam menyusun jadwal pelajaran sekolah. Untuk yang ingin mencoba program ini, dapat di download disini.

Karena penulis mempelajari secara otodidak dan tidak terlalu mendetail, maka dalam penjelasan ini akan sangat dangkal. Untuk itu bagi yang lebih banyak memahami  penggunaan program ini, mohon kiranya berkenan untuk berbagi.

Secara garis besar, penggunaan program ini terdiri dari 7 langkah, sebagai berikut :

• Langkah  1 :

Double klik icon roz exe pada dekstop atau start > all program > asc timetables . asc time tables.

Gambar 1

Kemudian pilih create new timetables, lalu klik next, sehingga tampil dialog berikutnya.

• Langkah 2 :

Pada langkah dua, tampilan dialog sebagai berikut :

Gambar 2

Pada dialog ini, isikan nama sekolah, tahun pelajaran, jumlah max  jam /hari. Bila tidak menggunakan  jam ke-0, hilangkan ceklist pada Work with zero lessons. Kemudian klik next, sehingga tampil dialog berikut.

• Langkah 3 :

Gambar 3

Pada dialog ini, kita diminta memasukkan mata pelajaran dan kode guru. Bisa juga ditambahkan gambar (icon) mata pelajaran dan warna pada pilihan picture dan custom file.

Klik baru, lalu ketikkan nama mata pelajaran dan kode. Kode muncul sendiri, tapi bila menghendaki bisa diubah sesuai dengan kemauan. Kemudian klik OK (enter),  dan klik lagi baru (enter). Pastikan bahwa semua mata pelajaran Anda masukkan.  Setelah selesai semua mata pelajaran Anda masukkan, klik next, sehingga kita masuk dialog dialog berikut.

• Langkah 4 :

Gambar 4

Pada langkah 4, Anda memasukkan kelas. Kelas di sini mengacu pada siswa, bukan pada ruang, karena pada bagian selanjutnya nanti  Anda diminta mengisikan kelas yang mengacu pada makna ruang.  Kelas di sini bisa Anda isikan 7a, 7b, dst.  Setelah semua kelas Anda masukkan, klik next, sehingga tampil dialog pada lengkah 5 berikut.

• Langkah 5 :

Gambar 5

Klik baru, kemudian klik ruang kelas (misalnya VII A, VII B, dst.,) kemudian isikan kode sesuka hati (misalnya 1, 2, dst.), berilah ceklist pada home classroom, lalu pilih kelas (yang mengacu makna siswa) sebagai pengguna utama, klik OK. Contoh lengkapnya : klik baru, pada kolom nama klasrum isikan VII A, pada kode isikan 1, pada home klasrum pilih 7 a,OK. Klik baru lagi, isikan klasrum (misalnya VII B), pada kode isikan 2, pada home klasrum pilih 7 b, lalu klik OK. Begitu seterusnya, sampai semua ruang kelas yang dipakai dalam proses pembelajaran selesai Anda masukkan. Jangan lupa, masukkan ruang-ruang lain yang dipakai dalam proses pembelajaran, misalnya lapangan olah raga, laboratorium IPA, laboratorium Komputer, dll. Untuk ruang-ruang tersebut, Anda tidak perlu memberikan ceklist pada home klasrum, karena ruang-ruang itu dipakai bersama. Bila Anda yakin semua ruang belajar selesai Anda masukkan, klik next.

• Langkah 6 :

Pada langkah ini, Anda diminta memasukkan guru, kode, mata pelajaran, dan kelas tempat guru yang bersangkutan mengajar, serta jumlah jam. Caranya klik baru sehingga muncul dialog berikut.

Gambar 6

Isikan nama guru, kode guru, (Anda dapat pula mengganti warna field dan memberi gambar pada setiap guru pada pilihan warna dan picture, atau biarkan seperti defaultnya), kemudian klik OK. Misalnya di sini saya mengisi dengan Nama Guru : Drs. Supriyono, Kode : 1, biarkan ceklist pada kotak pria, klik OK. Maka kita masuk pada dialog mata pelajaran, seperti gambar berikut :

Gambar 7

Klik pelajaran baru, pilih pelajaran yang diajarkan oleh guru yang bersangkutan, pilih kelas yang diajar. Bila guru tersebut mengajar seluruh siswa, biarkan kolom seluruh siswa. Dalam dialog ini kita bisa memilih seluruh siswa, siswa laki-laki saja, siswa kelompok 1 saja dan seterusnya. Kemudian, pada kolom pelajaran, isiannya sebagai berikut :

• Bila satu jam pelajaran (setiap minggu), maka isikan 1, single.
• Bila dua jam pelajaran (setiap minggu), maka isikan 1, double.
• Bila tiga jam pelajaran (setiap minggu), maka isikan 1, triple.

Seandainya mata pelajaran IPA diajarkan 5 (lima) jam pelajaran seminggu, dan Anda menginginkan guru yang bersangkutan masuk 3 (tiga) kali seminggu, Anda membaginya dengan 2 jam, 2 jam, dan 1 jam, maka Anda harus memasukkannya sebagai berikut :

Klik pelajaran baru, pilih nama guru yang bersangkutan, pilih mata pelajaran yang diajarkan (IPA), pilih kelas yang diajar (Misalnya 7 a), pada bagian pelajaran isikan 2, double, biarkan ceklist pada home klasrum (bila pelajaran diajarkan di dalam kelas utama, – bukan laboratorium IPA, atau kelas-kelas yang dipakai bersama-sama-),  kemudian klik OK. Ini berarti, Anda telah memasukkan pecahan 2 x 2 jam pelajaran.  Setelah pecahan 2 x 2 jam selesai kita masukkan, selanjutnya kita masukkan pecahan 1 x 1 jam pelajaran. Caranya sama, hanya pada kolom pelajaran, kita isikan 1, single. Hasilnya seperti gambar berikut :

Gambar 8

Untuk guru yang mengajar dengan team teaching, langkahnya sbb:

Klik pelajaran baru, pilih nama nama guru, klik guru lain, pilih nama guru pasangan team teaching, klik OK. Pada bagian lain – nama pelajaran, kelas, dan jumlah pelajaran- cara pengisiannya sama dengan langkah terdahulu. Pada guru tersebut, akan bertambah satu pelajaran dengan warna field ganda/campuran dari team guru tersebut. Perhatikan gambar berikut.

Gambar 9

Bila semua guru telah Anda masukkan, Anda dapat melakukan pengaturan lain dengan cara memilih tombol pada barisan kanan dialog.

Gambar 10

Tombol  edit untuk mengedit nama guru, gambar (picture), warna field, dll

Tombol hapus utnuk menghapus pelajaran yang salah dari guru yang bersangkutan

Tombol pelajaran untuk mengedit pelajaran yang telah Anda masukkan

Tombol waktu kosong untuk mengatur hari libur guru yang bersangkutan

Tombol  contraints untuk mengatur  banyak jeda, jumlah hari mengajar, jumlah minimal dan maksimal  jam mengajarnya setiap hari, dll. Dari sini juga Anda dapat menerapkan aturan yang Anda buat untuk keseluruhan guru dengan memilih set  semua.

Gambar 11

Bila semua pengaturan Anda selesai, klik OK kemudian klik next.

• Langkah 7 :

Di  langkah terakhir, pada dialog yang muncul klik generate time tables, dan tunggu hingga proses selesai. Apabila semua data yang Anda masukkan benar dan bisa digenerate, maka hasil akhirnya seperti gambar berikut.

Gambar 12

Seperti telah kami sampaikan di atas bahwa program ini shareware kecuali Anda membelinya. Hal ini mengakibatkan jadwal yang telah Anda buat tidak dapat di print. Namun, hal itu dapat kita atasi dengan memanfaatkan fasilitas print screen pada windows, dengan cara menekan tombol Print Screen SysRq pada keyboard dan dipaste pada program yang Anda inginkan misalnya Corel Draw, atau program yang lain sesuai keinginan Anda. Yang telah penulis coba mempastenya pada program Corel Draw, karena dengan program ini kita bisa memotong (cropping) hasil mempaste tadi sesuai dengan kebutuhan.

Anda tertarik? Silakan mencoba. Bila telah menguasai, jangan lupa berbagi ilmunya.